من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,, - العلاقات العامة والتسويق :: سحر الشخصية
أهلا وسهلا بك إلى معهد توب ماكس تكنولوجي.
  1. ما شاء الله تبارك الله ( يا ربي لك الحمد كما ينبغي لجلال وجهك وعظيم سلطانك )
  2. معهد توب ماكس تكنولوجي | أعلى قمة للتكنولوجيا الحديثة في الشرق الأوسط - صرح علمي متميز
  3. طريقة تسجيل عضوية في معهد توب ماكس تكنولوجي بشكل سريع
    مع ملاحظة أن التسجيل مجاني ومفتوح طيلة أيام الأسبوع عند تسجيل العضوية تأكد من البريد الالكتروني أن يكون صحيحا لتفعيل عضويتك وأيضا أن تكتبه بحروف صغيره small و ليست كبيرة تستطيع أيضا استخدام الروابط التالي : استرجاع كلمة المرور | طلب كود تفعيل العضوية | تفعيل العضوية
  4. اشترك ألان في خدمة رسائل المعهد اليومية لتعرف كل جديد اضغط هنا للاشتراك
التفاصيل : الردود : 2 المرفقات : 0 المشاهدات: 4378 مشاهدة
مشاهدة صفحة طباعة الموضوع
أرسل هذا الموضوع إلى صديق…

المواضيع المتشابهه

  1. تعليم الخبر: برامج إثرائية ومهارية لتوفير مخرجات تواكب متطلبات سوق العمل
    بواسطة كاتب الأخبار في المنتدى المركز الاخباري
    مشاركات: 0
    آخر مشاركة: 04-14-2012, 03:10 AM
  2. الزهير: توطين الوظائف النسائية يسهم في رفع متطلبات سوق العمل
    بواسطة كاتب الأخبار في المنتدى المركز الاخباري
    مشاركات: 0
    آخر مشاركة: 06-06-2011, 03:10 AM
  3. مشاركات: 0
    آخر مشاركة: 06-16-2010, 03:10 AM
  4. متطلبات العمل .. ماهو موقف الرئيس؟ - يوسف القبلان
    بواسطة كاتب الأخبار في المنتدى مقالات وأخبار الحوادث
    مشاركات: 0
    آخر مشاركة: 05-16-2010, 03:10 AM

النتائج 1 إلى 3 من 3
  1. #1
    مشرف القسم العام
    قسم هندسة الكهرباء
    قسم هندسة الشبكات wan lan

    تاريخ التسجيل
    Nov 2008
    الدولة
    اليمن السعيد
    المشاركات
    5,312
    معدل تقييم المستوى
    16

    افتراضي من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,,




    اسئلة يطرحها الاستاذ علي بن محمد بن عبدالرحمن التويم على الاخوة القراء حيث تولى اعداد كتيب حول ذلك لاثراء هذا الموضوع.
    والاستاذ علي من الكوادر العاملة بالتدريب وقد اعد فن السكرتارية وتلخيص المقالات ليضع امام العاملين في هذا المجال بعض الجوانب الهامة التي يمكن الاستفادة منها, حيث تناول العديد من الموضوعات منها الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير وكذا الصفات العملية واعمال السكرتير وقواعد الاستخدام الامثل لاجهزة الاتصال الهاتفي ودور السكرتير في اعداد الرحلة للرئيس وعمله اثناء غياب الرئيس وتنظيم المقابلات والعديد من الموضوعات التي نطالعها من خلال ماتناوله في السطور التالية:
    الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير
    1 التخصص
    اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.
    2 الثقافة
    أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
    ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.
    3 اللغة
    القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.
    الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
    1 التنظيم
    الإلمام بالنظم الإدارية.
    2 العلاقات
    القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
    3 اللوائح والتعليمات
    الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها.
    أعمال السكرتير
    الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية.
    الاتصالات الهاتفية
    أهمية الاتصالات الهاتفية:
    1 السرعة في نقل المعلومات 2 السرعة في انجاز الاعمال 3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره.
    قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي
    1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب، 2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز 3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية، 4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية 5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية، 6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ، 7 معرفة اماكن تواجد الرئيس.
    آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير
    1 التأكد من صحة الرقم المطلوب 2 الايجاز في الحديث ، 3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية 4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة.
    آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث
    1 التحدث بصورة مهذبة، 2 التحدث في السماعة بهدوء ، 3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ، 4 عدم الغضب أثناء الحديث ، 5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ، 6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ، 7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح.
    ملاحظة:
    هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ.
    دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس
    1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، 2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز، 3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت، 4 إعداد جدول خط سير الرحلة، 5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس، 6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس، 7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة، 8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر، 9 إعداد ملف كامل للرحلة.
    أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس
    1 التصرف في المسائل الروتينية، 2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين، 3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس، 4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة، 5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر.
    ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها.
    ب ملف المواضيع المؤجلة
    السكرتير بعد عودة الرئيس
    1 عرض الملفين السابقين ، 2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة، 3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة.
    تنظيم مقابلات الزوار
    1 السماح بالمقابلات الضرورية ، 2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً، 3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ، 4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد، 5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس، 6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً، 7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته، 8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ، 9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
    المهارات المكتبية للسكرتير
    1 فتح البريد، 2 كتابة المراسلات، 3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة، 4 التخلص من الأوراق الزائدة، 5 استخدام آلة التصوير.
    أولا: فتح البريد:
    عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
    1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب، 2 افتح البريد فور وصوله ، 3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً، 4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف، 5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة، 6 وزع البريد على من يهمه الأمر.
    ثانياً: كتابة المراسلات
    يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:
    1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات، 2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً، 3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة، 4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة، 5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
    ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
    لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق.
    ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
    يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
    يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
    رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
    خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
    حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
    حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,.
    هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
    أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
    خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات
    توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.
    1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.
    2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.
    3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال.
    تلخيص المقالات
    التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال.
    أهمية تلخيص المقالات:
    1 توفير وقت القارىء، 2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى، 3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة.
    الهدف من التلخيص: 1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة، 2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال، 3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات.
    طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة
    1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية، 2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية.
    الطريقة العلمية للتلخيص
    1 جمع البيانات.
    2 تصنيف البيانات والمعلومات، 3 الربط بين المعلومات، 4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية, 5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية، 6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها، 7 تحليل النتائج، 8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ، 9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة، 10 كتابة المرجع هذا المختصر.
    المبادئ الأساسية
    1 عزز وحافظ على الاحترام.
    2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.
    3 اطلب المساعدة لحل المشاكل.



    lk i, hgs;vjdv ,lh id Nlhg hgs;vjhvdmK ,lhid lj'gfhj i`h hgulg<< Hlhl lj'gfhj hgs;vjhvdmK hgs;vjdv hgulg Y`h ,gh ,lhid


  2. #2
    عضو متميز
    تاريخ التسجيل
    Nov 2008
    الدولة
    اليمن السعيد
    العمر
    36
    المشاركات
    5,141
    معدل تقييم المستوى
    100

    افتراضي رد: من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,,

    شـكــ وبارك الله فيك ـــرا لك ... لك مني أجمل تحية .
    شبكة توب ماكس تكنولوجي
    فقط لطالبي الاعلانات وخدمات الشبكة المدفوعة
    التواصل مع الدعم الفني مباشر من الرابط التالي
    http://www.topmaxtech.net/


    حكم تبعث في نفسي الطاقة
    « عندما نعطي، نحن نلهم الآخرين على العطاء، إما (عطاء) المال أو الوقت أو العلم » .
    عطاؤك بعلمك صدقة جارية بعد موتك
    "حديث شريف " إذا مات ابن آدم انقطع عمله إلا من ثلاث منها ( أو علم ينتفع به )
    ان للحسنه نور في القلب وسعه في الرزق ومحبه في قلوب الناس

    قل لمن يحمل هماً :: إن همك لن يدوم مثلما تُفنى السعادة هكذا تُفنى الهموم
    من لا يأكل من فأسه .. لا يتكلم من رأسه
    معا من أجل دعم وأثراء المحتوى العربي

    من مواضيع مصمم راقي :


  3. #3
    ngm
    ngm غير متواجد حالياً
    مشرف
    تاريخ التسجيل
    Nov 2009
    الدولة
    سورية الحرة
    العمر
    31
    المشاركات
    1,710
    معدل تقييم المستوى
    10

    افتراضي رد: من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل,,

    موفق بإذن الله ... لك مني أجمل تحية .

 

 

الكلمات الدلالية لهذا الموضوع

المفضلات

ضوابط المشاركة

  • لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
  • لا تستطيع الرد على المواضيع
  • لا تستطيع إرفاق ملفات
  • لا تستطيع تعديل مشاركاتك
  •  
لتوفير الجهد والوقت عليك ابحث عن ما تريد في جوجل من هنا

جميع الحقوق محفوظة لـ شبكة توب ماكس تكنولوجي

Copyright © 2007 - 2010, topmaxtech.net . Trans by topmaxtech.

المعهد غير مسئول عن أي اتفاق تجاري أو تعاوني بين الأعضاء
فعلى كل شخص تحمل مسئولية نفسه اتجاه ما يقوم به من بيع وشراء و اتفاق مع أي شخص أو جهة