حصريا على معهد توب ماكس تكنولوجي شرح بالصور كيفية استخدام الارتباطات التشعبية في جدول المحتويات على برنامج ميكروسوفت أوفس ورد Microsoft Office 2013


حصريا على معهد توب ماكس تكنولوجي شرح بالصور كيفية استخدام دمج مراسلات Word للبريد الإلكتروني على برنامج ميكروسوفت أوفس ورد microsoft office 2013

استخدام دمج مراسلات Word للبريد الإلكتروني

إذا أردت إرسال مستند إلى العديد من الأشخاص عبر البريد الإلكتروني، ولكن تريد تخصيصه (مثل التأكد من عنونة كل شخص على حدة)، فاستخدم Word لدمج البريد الإلكتروني. بعبارة أخرى، تحتوي كل رسالة تقوم بإرسالها على المعلومات نفسها ولكن تكون أجزاء معينة من الرسالة فريدة.

قد يتمثل أحد أمثلة هذا في معتكف اليوجا السنوي الذي تتم إقامته: افترض أنك المسؤول عن إرسال الدعوة إلى كل شخص حضر هذا الحدث في العام الماضي، أي كافة الأشخاص البالغ عددهم 170 شخص. يمكّنك Word بسهولة بالغة من إرسال هذه الدعوة إلى كل شخص من المجموعات الفنية، بحيث يحصل كل منهم على رسالة بريد إلكتروني معنونة ومخصصة له فقط.


باختصار، هذه هي الخطوات الأساسية.




هام تأكد من استخدام الإصدارات نفسها في Outlook وWord: microsoft Word 2013 وMicrosoft Outlook 2013‏.
تفرض عليك عملية دمج البريد إجراء الخطوات التالية بالكامل، وبينما قد يبدو هذا الأمر معقداً، فمن الممكن أن يتسم في الواقع بالسهولة التامة من خلال إجراء القليل من الإعداد.


1. إعداد رسالة البريد الإلكتروني. في هذه الخطوة، ستقوم بفتح مستند فارغ أو مستند قمت بإنشائه مسبقاً في Word وبدء تنفيذ جزء الدمج من العملية.
2. توصيل الرسالة بقائمة العناوين. تعد قائمة العناوين مصدر البيانات الذي سيستخدمه Word في دمج المراسلات. وهي الملف الذي يحتوي على عناوين البريد الإلكتروني التي سيتم إرسال الرسائل إليها.
3. إضافة عناصر نائبة، تسمى حقول دمج البريد، إلى مستند رسالة البريد الإلكتروني. عند تنفيذ دمج البريد، تتم تعبئة حقول دمج البريد بمعلومات من قائمة العناوين.
4. معاينة الدمج وإكماله. يمكنك معاينة كل رسالة قبل إرسال المجموعة بأكملها.



إعداد المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني

1. ابدأ تشغيل Word وقم بإنشاء الرسالة في المستند الفارغ أو ابدأ تشغيل Word وافتح أي شيء قمت مسبقاً ببدء العمل فيه.
2. انقر فوق مراسلات >‏ بدء دمج المراسلات >‏ رسائل البريد الإلكتروني.





توصيل مستند رسالة البريد الإلكتروني بالقائمة

لقد حان الآن وقت اختيار المستلمين من مصدر بيانات (اسم رائع لقائمة عناوين). إذا لم يكن لديك مصدر بيانات بالفعل، فبإمكانك إنشاء مصدر بيانات أثناء عملية دمج المراسلات. تأكد من التحقق من أن مصدر البيانات يحتوي على عمود خاص بعناوين البريد الإلكتروني ومن أنه لديك عنوان البريد الإلكتروني لكل شخص ترسل إليه هذه الرسالة.
انقر فوق مراسلات > تحديد المستلمين، واختر مصدر البيانات الذي تريد استخدامه:
• لاستخدام عناوين البريد الإلكتروني من جهات اتصال Outlook، انقر فوق تحديد من جهات اتصال Outlook. إذا كان Word يطالبك باختيار قائمة جهة اتصال و/أو ملف تعريف Outlook، فانقر فوق القائمة أو ملف التعريف الذي تريد استخدامه في الدمج.





هام تأكد من إجراء أي تغييرات في قائمة جهات الاتصال في Outlook قبل بدء الدمج. لن تتمكن من تغيير القائمة في Word.
• لاستخدام قائمة عناوين موجودة في جدول بيانات Excel أو قاعدة بيانات Access، انقر فوق استخدام قائمة موجودة ومن ثم استعرض وصولاً إلى القائمة.




• إذا لم يكن لديك قائمة عناوين بعد، فانقر فوق كتابة قائمة جديدة وقم بتعبئة النموذج الذي يفتحه Word. (يتم حفظ القائمة التي تقوم بإنشائها كملف قاعدة بيانات أو ملف mdb. تستطيع إعادة استخدامه. اقرأ المزيد حول كيفية إعداد قائمة دمج مراسلات في Word.)



ملاحظة في المرة القادمة التي تريد فيها استخدام هذه القائمة لعملية دمج، انقر فوق مراسلات >‏ تحديد المستلمين > استخدام قائمة موجودة واختر القائمة التي قمت بإنشائها.
إذا قمت بالنقر فوق استخدام قائمة موجودة، فسيحدد Word تلقائياً جميع الأشخاص الموجودين في القائمة التي اخترتها. إذا كنت ترغب في استخدام القائمة بالكامل كما هي، فبإمكانك الانتقال إلى الخطوة التالية.
لتضييق نطاق قائمة المستلمين، حدد الأسماء التي تريدها في المربع مستلمو دمج المراسلات. (يمكنك فتح المربع مستلمو دمج المراسلات بالنقر فوق مراسلات > تحرير قائمة المستلمين.)
إليك بعض الطرق لتضييق نطاق القائمة:
• تحديد سجلات فردية يُعد هذا الأسلوب مفيداًعلى وجه التحديد إذا كانت القائمة قصيرة. قم بتحديد المربعات الموجودة بجانب الأشخاص الذين تريد تضمينهم، وإلغاء تحديد المربعات بجانب الأشخاص الذين لا تريد تضمينهم.



• فرز السجلات انقر فوق عنوان العمود الخاص بالعنصر الذي تريد الفرز وفقاً له. يتم فرز القائمة بترتيب أبجدي تصاعدي (من أ إلى ي). انقر فوق عنوان العمود مرةً أخرى لفرز القائمة بترتيب أبجدي تنازلي (من ي إلى أ).




• تصفية السجلات ضمن تنقيح قائمة المستلمين، انقر فوق تصفية. يكون هذا الإجراء مفيداً عندما تحتوي القائمة على عناصر أنت على دراية بأنك لا تريد مشاهدتها أو تضمينها في الدمج. بعد تصفية القائمة، يمكنك تحديد المربعات لتضمين الأشخاص أو استبعادهم، أو إلغاء تحديدها.



• إضافة مستلمين لإضافة الأشخاص إلى القائمة، ضمن مصدر البيانات، انقر فوق اسم ملف البيانات. انقر فوق تحرير >‏ إدخال جديد ثم اكتب المعلومات الخاصة بهذا المستلم. للحصول على مزيد من المعلومات، انظر إضافة إلى قائمة عناوين دمج المراسلات.
إضافة عناصر نائبة، أو حقول، إلى مستند رسالة البريد الإلكتروني
بعد توصيل المستند بقائمة العناوين، اكتب نص الرسالة.
لتخصيص كل رسالة، أضف حقول دمج المراسلات من مصدر البيانات. على سبيل المثال، انقر فوق مراسلات > كتابة الحقول وإدراجها > سطر الترحيب لإضافة سطر مع اسم الشخص.





يفتح المربع إدراج سطر الترحيب، ويمكنك اختيار ما إذا كنت تريد إضافة "عزيزي" أو "إلى" وكيف تريد أن يظهر اسم الشخص. يقوم Word بإدراج عنصر نائب لسطر الترحيب ومن ثم يضيف كل اسم أثناء الدمج.
يمكنك أيضاً إضافة حقول أخرى من مصدر البيانات بالنقر فوق إدراج حقل دمج والحقل الذي تريد إضافته. للحصول على مزيد من المعلومات، انظر إدراج حقول دمج المراسلات.








التنسيق

يخزن أي برنامج جداول بيانات مثل Excel المعلومات التي تكتبها داخل الخلايا كبيانات خام. عند دمج معلومات من جدول بيانات Excel في مستند Word، فإنك تقوم بدمج البيانات الخام هذه بدون أي تنسيق لـ Excel. إذا كان جدول البيانات يتضمن قيم تواريخ أو أوقات أو عملات أو رموز بريدية تبدأ بـ 0 أو تنتهي به، فقم بالقراءة حول تنسيق أرقام دمج المراسلات وتواريخها وقيمها الأخرى.

معاينة الدمج وإكماله

بعد إضافة حقول إلى المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، فإنك تصبح جاهزاً لمعاينة نتائج الدمج. عندما تقتنع بالمعاينة، يمكنك إكمال عملية الدمج.

معاينة الدمج

انقر فوق المراسلات البريدية، ثم بعد زوج من المجموعات إلى اليسار، سيتم عرض معاينة النتائج.



تستطيع الآن تنفيذ كافة الإجراءات التالية أو أي منها:

• انقر فوق معاينة النتائج. (يتوفر هذا الخيار فقط إذا اخترت واحداً أو أكثر من حقول العناصر النائبة، مثل الترحيب، والاسم، والعنوان، وغير ذلك)
• قم بتصفح كل رسالة بريد إلكتروني عن طريق النقر فوق الأسهم الزرقاء.
• قم بمعاينة مستند محدد عن طريق النقر فوق البحث عن مستلم.
• قم بتحرير قائمة المستلمين، أي من يتلقى هذه الرسالة، بالنقر فوق مراسلات >‏‏ تحرير قائمة المستلمين.
إكمال الدمج وإرسال الرسائل
1. انقر فوق المراسلات البريدية >‏ إنهاء ودمج >‏ إرسال رسائل بريد إلكتروني.
2. في المربع إلى، حدد اسم عمود عنوان البريد الإلكتروني في القائمة.
ملاحظة يرسل Word رسالة فردية لكل عنوان بريد إلكتروني. لا يمكنك نسخ أو إخفاء المستلمين الآخرين. كذلك، لا يمكنك إضافة مرفقات إلى رسالة دمج البريد الإلكتروني.
3. اكتب سطر موضوع للرسالة في المربع سطر الموضوع.
4. في المربع تنسيق البريد، انقر فوق HTML أو نص عادي لإرسال المستند باعتباره النص الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني.
هام إذا أرسلت المستند كرسالة بريد إلكتروني ذات نص عادي، فلن تتضمن رسالة البريد الإلكتروني هذه أي تنسيق نصي أو أي رسومات.
حفظ الرسالة
احفظ الرسالة في حال كنت تخطط لاستخدامها لعملية دمج مراسلات أخرى.
عند حفظ المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، فإنك تحفظ أيضاً اتصاله بملف البيانات الذي اخترته. في المرة القادمة التي تقوم فيها بفتح المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني، يطالبك Word باختيار ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالاتصال بملف البيانات.
• إذا نقرت فوق نعم، فسيتم فتح المستند الذي يعرض المعلومات الموجودة في السجل الأول والتي تم دمجها فيه.
• إذا نقرت فوق لا، فسيتم قطع الاتصال بين المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني وملف البيانات. يصبح المستند الرئيسي لرسالة البريد الإلكتروني مستنداً قياسياً في Word.






pwvdh ugn lui] j,f lh;s j;k,g,[d avp fhgw,v ;dtdm hsjo]hl ]l[ lvhsghj Word ggfvd] hgYg;jv,kd fvkhl[ ld;v,s,tj H,ts ,v] Microsoft Office 2013 ggfvd] lh;s ld;v,s,tj lvhsghj lui] l,t. hgYg;jv,kd hsjo]hl fhgw,v fvkhl[ j;k,g,[d pwvdh microsoft office