الإسلام اليوم/ خاص
السلسلة : سلسلة التطوير الإداري
الكتاب: التفويض الفعال
المؤلف: روبرت مادوكس
عدد الصفحات:124 صفحة
الناشر: دار المعرفة للتنمية البشرية

فكرة الكتاب:
تعتبر مهارة التفويض من مهارات المدير (المشرف) الناجح، والتي يهدف من خلالها إلى تدريب وتنمية الموظفين والتزامهم بالعمل وزيادة إنتاجيتهم، إضافة لتفريغ وقت كبير للمدير لكي يقوم بمهام الإدارة الأساسية. إن مهارة إسناد العمل أو التفويض ليست مهارة غامضة محتكرة على البعض، بل هي مهارة مشاعة تستطيع "أنت" أن تتعلمها ومن ثم صقلها، وهذا الكتاب يزودك بالأساليب والمنهج السليم في عملية تفويض الأعمال إلى الآخرين.

الفصل الأول
دور المدير
الإدارة هي: عملية مرحلية يعمل من خلالها الأفراد والمجموعات من أجل إنجاز الأهداف التنظيمية. وذلك من خلال وظائف الإدارة الأساسية وهي (التخطيط، والتنظيم، والتحفيز والسيطرة) والتفويض الجيد هو الذي يستخدم هذه الوظائف معاً.

وظائف الإدارة:
(1) التخطيط: هو التفكير الذي يسبق التنفيذ، وترجمة الأهداف إلى واقع عملي وملموس، وكل ما تحتاجه عمليات العمل والعاملين.
(2) التنظيم: هي تنسيق ووضع الإجراءات التي تنظم علاقة العاملين بالعمل، وعلاقتهم بأنفسهم مع بعضهم البعض.
(3) التحفيز: هي عملية إشباع أو تلبية لرغبات واحتياجات العاملين لمكافأتهم على إنجاز العمل أو حث العاملين لإنجاز عملٍ ما بهدف رفع الإنتاجية.
(4) السيطرة: هي عملية تتضمن متابعة العمل وهو التحكم بنتائجه، وإجراء التعديلات إذا لزم الأمر لتحقيق الأهداف المتوقعة.

كيف يتم إنجاز العمل في الشركات؟
الإدارة هي جهد قيادي يهدف إلى دمج جهود الموظفين مع استغلال كامل للموارد المتاحة من أجل تحقيق الأهداف، لذا يجب أن يسعى المدير على تطوير ذاته وزيادة خبرته بالمفاهيم الإدارية، ويعمل موازنة بين العمل والعاملين ومن الأمور المهمة التي يجب أن يجيدها هي عملية التفويض، ومتى يجب أن يفوض ومن يفوض فهو يحتاج تخطيطاً لعملية التفويض.

التفويض:هو توزيع العمل على الأشخاص لغرض إنجازه، والإدارة الناجحة هي التي تحقق الأهداف من خلال العاملين، وعموماً المدير الذي لا يفوّض العمل لا يحسن إدارة هذا العمل.

المهارات الفنية والإنسانية ومهارات الإدراك:
المهارات الفنية: القدرة على استخدام الخبرة والأساليب والمعدات لتنفيذ واجبات محددة.

المهارات الإنسانية:القدرة المرتبطة بحسن التقدير عند التعامل مع الأشخاص.
المهارات الإدراكية:القدرة على فهم تعقيدات التنظيم الشامل للمنظمة.
يحتاج المشرفون إلى المهارات الفنية بدرجة عالية لمسؤوليتهم المباشرة عن الموظفين وتطويرهم بينما يحتاج كبار المديرين إلى المهارات الإدراكية لتساعدهم على فهم وتسيير نظام المنظمة، ولا يحتاجون إلى مهارات فنية بشكل عميق، ونجد أن العامل المشترك بين المشرفين وكبار المديرين هي المهارات الإنسانية، فهي مهارة لا غنى عنها في أي مستوى إداري في المنظمة.

فوائد التفويض:
1- يمكّنك من إنجاز المزيد من الأعمال، وتلبية مواعيد الإنجاز بسهولة أكثر.
2- مشاركة الموظفين والتزامهم بالعمل.
3- يزيد من السيطرة على الموظفين بسبب تفويضهم المسؤوليات والسلطة.
4- يساعد على نمو وتطور الموظفين.
5- استغلال الموارد البشرية إلى أقصى حد ممكن.
6- يمكنك من قياس أداء وإنتاجية الموظفين.
7- يمكنك من الإدارة عن بعد.
8- يساعد على إدارة المجموعات وفرق العمل.
9- يزيد من رضا وتقدير الموظفين.
10- يعطيك المزيد من الوقت لأداء الأعمال التي لا تستطيع تفويضها.

الفصل الثاني
تحليل مهارات التفويض الشخصية
يجب عليك أن تحدد مدى قدرتك على تفويض الموظفين لديك، ومن ثم تسعى لتطوير وإكمال القصور إن وُجد، بيد أن هناك أعراضاً تعطي دلالة على قراءة التفويض، والتي ربما تظهر على المدير أو الموظفين أو إنتاجية الجميع بشكل عام ومنها:
1- إنجاز الأعمال بعد تجاوز الموعد النهائي لها.
2- عدم وضوح السلطة والمسؤولية للموظفين.
3- صعوبة صنع القرارات.
4- عدم إبلاغ الموظفين بالخطط والأهداف التي يجب أن يسعوا لها.
5- تدخل المشرف المتكرر في العمل المفوض وغيرها كثير.

العوائق الشائعة أمام التفويض:
يبرر المشرف أو المدير الذي لا يجيد عملية التفويض إلى كثير من العوائق والأسباب التي لا تجعله يقوم بعملية تفويض العمل للآخرين، وقد تكون هذه العوائق في ذاته أو متعلقة في الموظفين أو في الموقف ذاته، مثل:
- لا أعرف كيفية تفويض العمل.
- لا أثق في قدرات الموظفين.
- الموقف لا يتحمل أي أخطاء.

الاعتقادات الشائعة للمديرين من عدم التفويض:
1- فكرة القدرة الكلية ظاهره أن المدير يقول: أستطيع أن أنجز العمل بنفسي بشكل أفضل.
2- الخوف من أن أصبح مكروهاً بسبب كثرة تكليف وضغط العاملين بالأعمال.
3- عدم الثقة في الموظفين بكفاءتهم وقدراتهم.
4- الموظفون يتوقعون مني إيجاد الحلول لأي مشكلة.
5- أستطيع إنجاز العمل أسرع من شرحه للموظفين.

الفصل الثالث
الاستعداد للتفويض
لكي تصبح مفوضاً ناجحاً يجب أن تتحكم في عملك من خلال:
1) تحديد واجباتك كمدير.
2) تأكيد الأهداف الأولية.
3) المجالات التي تحقق النجاح أو الفشل في مهمتك.
4) فحص أعباء العمل لتحديد المهام الخاصة بك.

تحديد الأعمال الواجب تفويضها:
1- القرارات التي كثيراً ما تتخذها بشكل يومي فربما يعرفها الموظفون أكثر منك.
2- الأعمال التي في مجال تخصصك الفني أو الوظيفي يمكن تدريب الموظفين عليها.
3- الأعمال التي ليست في مجال تخصصك فبعض الموظفين يفوقونك خبرة.
4- الأعمال التي لا تحبّها، والتي ربما تنجزها بشكل سيّئ، وربما تسوّف في تأديتها.




hgjt,dq hgtuhg :: sgsgm hgj',dv hgY]hvd v,fvj lh],;s hgjt,dq hgj',dv hgtuhg hgY]hvd